担当者の離職により工数が逼迫
ロボオペレータを用いた業務自動化に着手した背景を教えてください。
きっかけはチームメンバーの離職でした。
そのメンバーは社歴が長く、その方が長く担当してきた業務も多くあり、新たにその人の代わりになるような人を採用することは難しいだろうと考えておりました。
急遽、彼が担当していた業務を私が引き継ぐことになったのですが、他の業務で手一杯のなか新たに対応するにはあまりにも重たい業務だったため、RPAにて自動化しようと決意しました。
具体的にはどのような業務ですか？
弊社にてお取引のあるパートナー様向けに毎月送付する月次レポートの作成業務です。有難いことにパートナー様が非常に多いこともあり、もともとは担当者が一週間ほど掛けて作成していました。
レポート作成に必要な要素が大きく4つのカテゴリーに分かれているのですが、それぞれが別のExcelシートにて管理されているため、まずはパートナー様ごとに情報を抽出し1つのシートにまとめたうえで成形したものがレポートとなります。
レポートというと重要な情報を取り扱うので、プレッシャーも掛かりますよね
契約状況や請求内容などといった情報を扱うため、ミスが許されないというプレッシャーのなか取り扱う情報量も送り先も膨大なため、人手で行うにはとても負担の大きい業務です。
初日で自動化を実現
そんな「パートナー向けレポート作成」の業務はどのように自動化が進んでいきましたか？
1時間ほどロボオペレータの基本的な操作説明を受けた後に、実際にロボット作成に着手した。合計で4,5時間ほどでロボットを完成させることができたと思います。
具体的な業務手順としては、salesforceからダウンロードしたデータをExceに転記し、パートナー様ごとに新しいシートにまとめるのですが、Excelにおける処理はロボオペレータではExcelという1つにタブにコマンドが集約されていたりと対応するコマンドがどれで、どこに配置されているのかがシンプルで分かりやすかったです。
毎月一度行う月次業務になるので、スケジュール機能を用いて毎月決まった日付に実行するところまで自動化しています。
かなり早いと思いますが、過去にRPAの経験があったのですか？
まったくの初めてでした。
ただRPAのことはもともと知っていましたし、私の場合には幸いなことに人事・経理・総務・社長秘書にいたるまで幅広く業務を担当していたので、どこかのタイミングで「業務の自動化に着手しないとな」とは前々から考えていました。
そのため、唐突なタイミングではありましたが、いずれと思っていた自動化のタイミングが「いま来たんだ！」とすごくポジティブに取り組むことができたことが、短時間での業務自動化の実現に繋がったのだと思います。
ロボットが完成した時の気持ちを教えてください
ロボットの作成に着手した時点で、自動化が実現できた際には作業時間が短縮効果が大きいことはわかっていたので、「RPAで自動化するんだ」と一歩踏み出した勇気が報われたんだとすごく達成感がありました。
それと同時に他にも自動化できる業務があるのではと、これまでは特に気にしていなかった自分の業務の棚卸しを始めました。
1つのロボット完成がもたらした効果
業務の棚卸しによって他にも自動化はできましたか？
他にも自動化できる業務がいくつもあることに気づき、順々に自動化を進めていきました。
最初は1つ目に作ったロボットに業務フローが似ている業務から着手し始め、いくつかロボットが完成していくことで、あれもこれもと自動化できる業務が次から次へと見つかっていきました。
そのほかに、社内から広く自動化する業務を探すために、自動化コンテストを開催しました。私の業務範囲外からも多く自動化のアイデアが寄せられ、みんな知らなかっただけで、効率化の余地はたくさんあったんだと感じました。
ロボットはどれくらい作られましたか？
これまでの合計だと50個くらいは作ったと思います。
50個？いまも増え続けているんですか？
増えてはいますが、30個ほどは最初の1年で作ったものです。
最初の1年は自動化できると思った業務を、片っ端から自動化していきました。
最近は、新しく業務を自動化するよりも過去に自動化した業務の前後の部分を自動化することで自動化の範囲を広げたり、社内システムの入れ替えや新しく導入したツールに作成済みのロボットを対応させたりといったメンテナンスを主にしています。
自動化だけではないロボットの魅力
たくさんのロボットを作成し、運用されているなかで感じるロボットの良いところを教えてください
まずは、ミスなく正確に業務を自動化できることだと思います。
レポート作成や請求書発行など正確性が求められ、量も膨大な処理を自動化できることは魅力的です。
ロボットをたくさん作成し、運用していくなかで気づいたことですが、削減時間や業務効率化だけでないメリットがロボットにはありました。
それは、組織や人間関係において人ではなくロボットに任せる方が良い業務があるということです。
毎朝の社内アナウンスや週の終わりに全社員が対象のフォーム回答依頼などは、すべてロボットにて自動化しているのですが、もともと人で行っていたときよりも回答率が高くなり、リアクションも多くなりました。
また、期日までに回答がなかったメンバーを対象にリマインド連絡もロボットにて自動化しているのですが、人が行うと名指しであることによる人間関係のストレスも少なからず発生しますが、ロボットで自動化することでこのストレスから解放されました。
こうした業務は削減時間で見ると大きくはないですが、ロボットによる恩恵としてはとても大きいと感じています。
社内にロボットの使い手を増やしていきたい
今後の展望を教えてください
今後は社内にロボットの使い手を増やして行きたいと考えています。
そのための第一段階として、少しずつロボットを引き継いでいくことを計画しているのですが、ロボオペレータに標準搭載されている引継ぎ用のマニュアルとは別に、スクリプトのなかにロボットの説明や解説をするコメントを追加したりと準備を進めています。
将来的には、部署や担当している業務に関わらず、自分の業務から自動化できる部分を見つけ、その業務をロボットにて自動化できるようにしていきたいので、まずは全社会議でロボットの使い方を発表したりと社内の啓蒙活動から進めていきます。
本日はインタビューにご対応いただきありがとうございました！！