IT専門家不在でも安心導入！ロボオペレータで実現した「時間創出」と「DX人材化」

事業拡大の裏にあった「時間創出」という大きなテーマ

まず、RPA導入以前の課題についてお聞かせください。

（小勝負様）
はい。HITの事業が年々大きくなる中で、各事業部が「観光を通じて広島を元気にする」というミッションを達成するための活動に、もっと集中できる環境を作りたいと考えていました。そのためには、稟議や支払いといったバックオフィス業務を効率化して「時間を創出する」ことが大きなテーマだったんです。

特に我々のような団体は、ルールに則って業務を進める必要があり、どうしても事務作業が煩雑になりがちでした。職員がオフィスにいる時間が長く、「この時間を、もっと直接的な観光振興活動に充てられないだろうか」という課題意識がありましたね。

IT専門家不在でも大丈夫！「手厚いサポート」と「使いやすさ」でRPAロボオペレータ導入、トライアルで掴んだDXへの確信

RPA導入のきっかけは何だったのでしょうか？

（小勝負様）
元々は、PKSHA Communication社のAIチャットボット導入を検討していました。ただ、我々の業務ルールが思った以上に複雑でして、PKSHA Communication社と話をしている中で、解決したい課題にはRPAが適しているのではないかという結論に至りました。

その時、PKSHAグループには「ロボオペレータというRPAがありますよ」とご紹介いただいたのが検討のきっかけです。しかし、RPAというと、コードを書かなければいけないというイメージがあったので、社内への浸透が気がかりでした。

「ロボオペレータ」を選ばれた理由をお聞かせください。

（小勝負様）
やはり一番は「サポート面」と「使いやすさ」ですね。我々の組織にはIT専門の部署も担当者もいません。ですので、専門知識がなくても導入から運用まで安心して任せられる体制というのが必須条件でした。御社からは「無償かつ無制限で相談できますよ」というお話をいただき、これなら、と思いました。

一般的なRPAというと、どうしても「専門家じゃないと難しそう」「プログラムの知識が必要なのでは？」というイメージがあったのですが、ロボオペレータはコーディングが不要で、画面の画像を取り込んで操作できるなど、直感的に使える点が魅力でした。これなら私たちでも扱えるかもしれない、と思えましたね。

トライアル期間はいかがでしたか？

（鶴田様）
はい、私が担当している経理業務はとにかくボリュームが大きいので、これを何とか削減したいという思いでトライアルに参加しました。1ヶ月のトライアル期間を通じて「あ、RPAというのは短期でパッと結果が出るものではなくて、時間をかけてロボットを作り込み、業務改善を繰り返しながら、長期的な視点で育てていくものなんだな」ということが、すごくよく理解できたんです。

私、本当にIT関係は苦手な方なのですが、御社の担当の方が本当に根気強く付き合ってくださって…。本当にありがたかったです。今では、ほとんどのロボットを一人で作れるようになりました。

（小勝負様）
そうですね。難しいと感じながらも、トライアル期間中にいくつかのロボットを実際に動かすことができた、という手応えがあったのも、本格導入を決める上での大きな要因になったと思います。

月1時間以上かかっていた業務も10分足らずで完了！気づけばロボオペレータユーザー全員がDX人材に！

導入後の具体的な効果を教えていただけますか？

（内藤様）
私が担当している業務の中に、お取引先様ごとに金額や宛名が異なる文書を作成して、それをPDF化してメールで送付する、という一連の作業があるんです。以前はこれを手作業でやっていたので、結構な日数がかかっていました。それが、ロボオペレータのおかげで、今はもうロボットにお任せ、という感じになりました。私の手を離れて自動で処理してくれるので、本当に助かっています。通年発生する業務ではないのですが、特定の期間に集中する作業だったので、その負担が大幅に軽減されました。

（鶴田様）
私の方では、毎月Excelで作成している伝票の入力作業をロボット化しました。以前は1件1件、1時間以上かけてひたすら打ち込んでいたのですが、ロボットなら10分もかからずに、しかもミスなく正確に転記してくれるようになったんです。これは本当に助かっています！

作業時間削減以外の効果や社内の変化はありましたか？

（内藤様）
はい、ありました！ 先ほどのメール送付業務をRPA化する過程で、ただ自動化するだけでなく、各お取引先様ごとに作成したPDFをきちんと分類して保存するという運用ルールが自然とできたんです。その結果、以前は私しか分からなかったような進捗状況も、誰でも確認できるようになりましたし、問い合わせがあった際にも「あの時のこれですね」とスムーズに対応できるようになりました。業務の属人化が解消されたのは、当初想定していなかった嬉しい効果ですね。

（髙下様）
そうですね。ロボオペレータ導入をきっかけに、「この手作業も、もしかしたらRPAで自動化できるんじゃないか？」「RPAで処理しやすいように、今の業務フローをこう変えてみたらどうだろう？」といった、既存業務を見直す良いきっかけになっていると感じます。

（小勝負様）
職員の意識も変わってきたように思います。こういった業務の見直しをしていくうちに、気づけばロボオペレータユーザー全員がDX人材となっていました。

「業務の標準化」と「他部署への展開」で、組織全体の生産性向上へ

今後の活用について、どのような展望をお持ちですか？

（小勝負様）
HIT当連盟は、職員の約半数が企業や自治体からの出向者で構成されており、数年で異動があるという特性上、業務のマニュアル化やスムーズな引き継ぎが常に課題となっています。ロボオペレータを導入し、各業務プロセスを「棚卸し」することで、業務を標準化し、誰でも同じように業務を遂行できる仕組みを構築していきたいですね。

（鶴田様）
そして、現在は私たち人事・総務事業部が中心となってロボオペレータを活用していますが、今後は他の事業部にも展開していきたいです。各部署でRPA化できる業務を見つけ出し、組織全体の業務効率化、生産性向上に繋げていければと考えています。

最後に、導入を検討されている企業様へメッセージをお願いします。

（小勝負様）
私たちのように、組織内にIT専門の部署や担当者がいない、いわゆる「ITが得意ではない」企業様も多くいらっしゃると思います。「DXって難しそう…」「うちの会社でRPAなんて扱えるだろうか…」そう思われているかもしれませんが、ロボオペレータのような使いやすい製品と、何より御社のような手厚いサポートがあれば大丈夫です！ ぜひ、私たちの事例を見ていただいて、一歩踏み出すきっかけにしていただければ嬉しいです。

広島県観光連盟（HIT）の皆様、この度はインタビューにご対応頂き、誠にありがとうございました！