イベント運営の裏側に潜む、属人化した手作業とリードタイムの課題
「ロボオペレータ」の導入を検討された背景には、どのような課題や期待があったのでしょうか？
（進士様）
会社全体として、定型業務がいくつかあるな、とは感じていました。我々はサービス業なので、お客様のご要望に応えることが最も重要です。そういった定型業務を自動化できれば、空いた時間でお客様への価値提供に、より注力できるのではないかという漠然とした期待感がありました。
（三木様）
私の部署では、より具体的な課題がありました。イベントが終了した後に、お預かりした名刺の情報やアンケートの回答などを集計し、クライアント様への納品物を作成するのですが、それをすべて手作業で行っていたんです。そのため、どうしても時間がかかっていましたし、担当者によって作業のやり方や成果物にばらつきが出てしまうこともありました。
特に、AIやDX関連のイベントを開催するクライアント様からは「手作業での作業に時間がかかるならローデータのまま納品して欲しい」と言われることもあり、リードタイムの短縮と品質の安定化は急務でした。手作業によるミスをなくしたいという思いも強かったですね。
成功の鍵は全社横断の「業務自動化チーム」。トライアルで得た月75時間の削減効果
様々な課題があった中で、RPAという選択肢に至り、最終的に「ロボオペレータ」を選ばれた決め手は何だったのでしょうか？
（進士様）
もともと御社の営業担当の方がアポイントをいただいたのがきっかけでした。いくつか他社さんの情報も収集しましたが、本格的なトライアルを行ったのはPKSHAさんだけです。担当の方から非常に熱心なご提案をいただいたのが大きかったですね。
（三木様）
ちょうど私が手作業の集計業務に悩んでいることを進士に相談したタイミングだったので、一緒に話を聞くことになりました。
トライアルを全社横断のチームで進められたと伺いました。どのような体制で、どのように進められたのですか？
（三木様）
この「ロボオペレータ」の導入がきっかけで、各部署の代表者を集めた「業務自動化チーム」というものを新たに編成しました。せっかく導入するなら、特定の誰かだけが使うのではなく、各部署に作れる人・使える人がいて、そのメンバーが中心となって全員が使えるようになれば会社全体の利益になるだろう、と考えたからです。トライアルでは、そのチームメンバーが各部署で自動化したい業務を洗い出し、それぞれ1つ以上のロボットを作成することを目標に進めました。
トライアル期間中に月75時間もの作業削減を達成されたそうですが、これは大きな決め手になりましたか？
（三木様）
はい。トライアルを経て、月に75時間の作業を削減できた、という目に見える数字が出たのは非常に大きかったです。ただ、私としては単に75時間分の人件費が浮いた、というだけではないと感じています。その75時間を使って、人でなければできない別の作業ができるわけですから、実質的にはその倍以上の効果があるなと実感しました。
各部署で生まれた「私の楽のためのロボット」が会社全体の資産に
現在、実際にどのような業務でロボットを活用されていますか？特に効果を実感されている事例を教えてください。
（三木様）
私の部署では、郵送DMの送付停止処理や、オンラインセミナーの出欠入力などでロボットが活躍しています。特にセミナーの出欠入力は、部署の全員が使っているロボットです。
また、直接的な業務効率化とは少し違いますが、副次的な効果もありました。私の部署には時短で勤務されている方がいるのですが、イベントの前後など、どうしても業務が集中するタイミングがあります。これまでは「忙しい時期に申し訳ない…」とお互いに気を遣ってしまう部分があったのですが、出欠入力のような業務をロボットに任せられるようになったことで、少しでもその間に別の仕事を進められる。そんな体制を少しでも作れたのは良かったと思っていますし、これからも作れたらと思っています。
柴山様は多くのロボットを作成されているそうですが、特に「これは便利だ」と感じるロボットはありますか？
（柴山様）
私が一番便利だと感じているのは、イベントの申込フォームを作成するロボットです。フォーム作成には、複数のシステムにタイトルや本文などを入力・反映させる作業が必要で、手作業だとどうしてもコピー＆ペーストのミスや編集漏れが発生していました。その作業をロボットに任せたことで、ヒューマンエラーが完全になくなり、私自身も非常に楽になりました。
もう一つは、クラウドストレージのデータを移行するための「フォルダ移動ロボ」です。手作業で大量のフォルダを一つひとつダウンロードしてアップロードするのは時間がかかりますし、途中でエラーが起きることも多いんです。このロボットは、Excelに書いた指示通りに何百個というフォルダを正確に、自動で移動してくれるので、管理の手間も時間も大幅に削減できました。
「この業務、本当に必要？」社員の意識を変えた、ロボット導入以上の価値
導入によって、社内でどのような変化がありましたか？
（三木様）
最初は「今までのやり方の方が良い」という声が根強い部署もありました。ですが、そこは業務自動化チームのメンバーが根気強く推進したこともあり、徐々に浸透していったと感じています。
また、これはロボオペレータ導入以上の大きな価値だったと感じているのですが、「この作業は本当に必要なんだろうか？」「もっと効率的にできないか？」と、業務プロセスそのものを見直す視点が社員に根付いたことです。実際にロボットを作ろうとすると、いかに今までの業務が複雑だったか、実は不要な工程があったかに気づかされるんです。そうした気づきが、会社全体の業務改善意識の向上に繋がったと思います。
トライアル期間中は「辛かった」というお話もありましたが、弊社のサポート体制はいかがでしたでしょうか？
（三木様）
正直に言うと、通常業務と並行してのトライアルは大変でした（笑）。ですが、PKSHAの担当の方が週に1回のミーティングを設定して、進捗を管理しながら伴走してくださったんです。あの"お尻を叩かれる"環境がなければ、きっと後回しになって1つもロボットを作れなかったと思います。
私はPCが得意な方ではないのですが、本当に根気強く、丁寧に教えていただけました。単純にロボットの作り方だけでなく、Excelの関数など、業務改善に繋がる様々な知識を一緒に考えてくれるコンサルタントのような存在で、その手厚いサポート体制がなければ、今の成果はなかったと断言できます。
目指すは「全員が改善できる」体制へ。ロボットと共に描く、次の業務改革
今後、「ロボオペレータ」を活用して、どのようなことを実現していきたいですか？
（柴山様）
社内でできそうなことのロボット化はかなり進んだと感じています。今後はロボオペレータだけでなく、ワークフローのツールや生成AIなど、他のものと色々組み合わせながら、さらなる業務効率化と生産性向上を目指したいです。
また、現状はロボットを作る人が限られてしまっているという課題もあります。今後は、作成者本人でなくてもエラーの修正や改善ができるような運用体制を築き、より多くの社員がロボットを活用して業務改善をしていけるようにしていきたいです。
最後に、「ロボオペレータ」の導入を検討されている企業様へメッセージをお願いします。
（三木様）
私からお伝えしたいことは3つです。1つ目は、PKSHAさんは本当に手厚く伴走してくれるので、サポート体制がしっかりしていること。2つ目は、PCが得意でなくても誰でも使える簡単さがあること。そして最後が、一番重要だと感じているのですが、「ロボットを作ること」が目的になるのではなく、その過程を通じて「最終的に業務全体の見直しができる」という点です。業務をより良くしたい、と考えているすべての企業様にとって、素晴らしいパートナーになってくれると思います。
株式会社ビジネス・フォーラム事務局の皆様、この度はインタビューにご対応頂き、誠にありがとうございました！