17日かかっていた作業がたったの1日に! RPAでアナログ業務をなくし「人にしかできない仕事」へシフトした方法

課題: アナログな管理で更新漏れやヒューマンエラーが多発。人手は増やせず、業務が後手に回っていた。
解決策: 単純かつ膨大な繰り返し作業をRPA「ロボオペレータ」で自動化。手厚いサポートを活用し、RPA未経験者でもロボット開発を完遂。
効果: 担当者1人が1日中行っていた業務を夜間自動処理に移行。17日かかっていた作業を1日に短縮(94.2%の工数削減)。社員が「この業務も自動化できるのでは?」と考えるようになり、DX推進の意識が醸成された。

会社紹介

株式会社アイテック

駐車場機器の開発・製造・保守管理。ロックレス式駐車場のパイオニアとして、AIカメラを活用した最先端の駐車場システムを展開。

担当者紹介: 今川様、近藤様

導入前の課題

数千現場のアナログ管理。膨大な手作業がボトルネックに

（近藤様）
全国に数千カ所ある運営会社様の駐車場に対し、弊社は機器の提供から保守・管理までを担っています。これまでは、それらの管理をExcel台帳への手入力といったアナログな方法で行っていました。そのため、情報の更新漏れや入力ミスが散見され、常に最新の状況を正確に把握することが困難な状態でした。

特に私の所属する技術部では、単純でありながら膨大な件数の登録作業が発生していました。しかし、その作業のためだけに人を増やすことは予算的に難しく、結果的に業務が後手に回りがちになるという課題を抱えていました。ヒューマンエラーをなくしたい、でも採用はできない。このジレンマを解決する方法を模索していました。

導入の決め手

手厚いサポートが「自分たちでも出来る」という安心感に

（今川様）
いくつか解決策を検討する中でRPAに注目しました。私自身、個人的に他のRPAを使い、業務の自動化に取り組んでいました。しかし、今回対象とした複雑な業務はそのRPAでは実現が難しく、他のRPAツールを探すことにしました。

（近藤様）
「ロボオペレータ」を選んだ決め手は、サポートの手厚さです。PADは無料で手軽に始められる反面、基本的に独学で使い方を習得する必要があります。一方「ロボオペレータ」は、製品知識が豊富な担当者が手取り足取りレクチャーしてくれました。RPAに初めて触れる私にとっては、このサポート体制が非常に心強く、「これなら自分でも出来るかもしれない」と感じさせてくれました。

導入プロセスと成果

全社トライアルで見えた最適解。成功の鍵は「スモールスタート」

（今川様）
まずは社内でのRPA活用の可能性を探るため、広く複数部署からメンバーを募って全社的なトライアルを実施しました。手厚いサポートのおかげで、参加した社員はRPAが業務効率化の強力なツールになることを実感できたと思います。

そのトライアルを通じて、より迅速かつ確実に成果を出すためには、全社一斉導入よりも、RPAとの相性が良い業務と担当者に絞って導入することが最適解だと分かりました。この方針が功を奏し、着実に成果を上げることができました。

活用業務事例1: 未払い料金のリストアップ業務

Before:

担当者1名が、駐車場のカメラから送られてくる膨大なナンバープレートデータのうち、アルゴリズムで抽出された一部データを目視で確認し、未払いの車両をリストアップする業務を行っていました。この作業には丸1日(約8時間)を要することもありました。

After:

夜間にロボットが対象データの抽出・整形作業を自動で実行することで、これまで必要だった「目視による抽出業務」の大部分が削減されました。現在は、ロボットが出力したリストの確認など最小限の作業にとどまっており、空いた時間で、これまで着手できなかったデータ分析など、より付加価値の高い業務に取り組めるようになりました。

活用業務事例2: レシートのデータ化・入力業務

Before:

駐車場から回収した売上報告のレシートを、一枚一枚スキャンしてPDF化し、ExcelにPDFを貼り付けて転記・基幹システムへも入力していました。

After:

ロボオペレータAIオプションの一つ、「AIデータ入力」と「ロボオペレータ」を連携。スキャンしたレシートの情報をAIデータ入力が読み取り、そのデータをロボットが自動でシステムに入力する仕組みを構築しました。この仕組みは、将来的に当社のサービスとして外部の運営会社様へ展開することも視野に入れています。

導入後の変化と今後の展望

（近藤様）
「ロボオペレータ」の導入効果は、単純な工数削減だけではありません。最大の効果は、社員の意識が変わったことです。

私自身、RPAに触れるまでは「業務は手作業でやるもの」と思い込んでいました。しかし、一度自動化の成功体験をすると、「この作業もRPAで効率化できるのではないか?」と、日常業務を改善の視点で見つめるようになりました。まさに、いつの間にか自分がDX人材になっていた、という感覚です。

今後は、さらに複雑な要素が絡む業務の自動化にもチャレンジしていきたいと考えています。もちろん、そのためにはRPAを使える人材を増やしていく必要があります。

導入を検討している企業様へ

「ロボオペレータにできないことはない」という前提で、まずは一歩踏み出してほしい

（今川様）
RPAを検討されているなら、「ロボオペレータにできないことはない」という前提で、まずはトライしてみてほしいです。最初は難しく感じるかもしれません。ひとつのロボットを作るのに3日かかることもあるでしょう。しかし、その苦労の先には、計り知れない業務効率化が待っています。一度作り上げてしまえば、そのノウハウは他の業務にも必ず応用できます。分からないことがあれば、手厚いサポートを頼ればいいのです。ぜひ、その一歩を踏み出してみてください。

（近藤様）
私もRPAは全くの素人でしたが、単純な転記作業を自動化するだけで、17日かかっていた業務が1日になりました。この劇的な効果は、体験した人にしか分かりません。まずは「繰り返し行っている数分の単純作業」からで大丈夫です。小さな成功体験が、きっと次の大きな変革へのきっかけになるはずです。

株式会社アイテックの皆様、この度はインタビューにご対応頂き、誠にありがとうございました！