1日800件のメール送信、4名がかりの人海戦術——限界を迎えた勤怠管理業務
ロボオペレータ導入前、どのような業務課題を抱えていましたか？
（若林様）
当社の勤怠管理対象者は、アルバイトを含めると3,000〜3,500名規模にのぼります。勤怠システム上では、残業・有給・打刻エラーなど、毎日さまざまなエラーが発生します。締め日までに適切に処理するため、これまではアルバイトスタッフ4名が、システムからCSVデータを取得し、Excelの関数やマクロで整形した上で、担当者へエラー内容をメールで通知するという作業を手作業で行っていました。繁忙期には、1日最大800件のメールを送らなければならない日もあります。
当初はアルバイトの方々にお願いしていましたが、「データをダウンロードして貼り付け、アウトプットしてメールする」というルーティンに限定した業務設計でも、さすがに限界を感じていました。個人情報を扱う業務であることも、常に気がかりでした。
（藤田様）
人事部からの相談を受けて、「RPAというものがあるよ」という話をしたのがきっかけです。まずは人事部と経理部から試してみようということで、トライアルをスタートしました。
複数ツールを比較検討——「使いやすさ」と「価格」でロボオペレータを選択
他のRPAツールとも比較されたとのこと。ロボオペレータを選んだ決め手は何でしたか？
（藤田様）
いくつかのツールをトライアルで実際に触ってみて、使いやすさと価格を総合的に判断しました。各部署の担当者が自部門で完結できることを重視していたので、ITの専門知識がなくても扱えるかどうかが重要な評価軸でした。
（若林様）
私はRPA自体が初めての経験でしたが、インターフェースが非常に直感的でした。もともと個人でExcelマクロを組んでいたこともあり、「この動きでループさせて、条件が終わったら止める」という処理のイメージが、そのままロボオペレータの操作感と合致していたんです。だから、複雑なプログラミング知識がなくても、自分がやりたいことをすんなり形にできました。
専任担当の伴走サポートで、10時間以内にロボを内製化
実際に運用を開始するまで、どれくらいの期間・工数がかかりましたか？
（若林様）
担当のカスタマーサクセスの方にサポートしていただきながら、最初のロボを作るまでの時間は10時間以内だったと思います。まず勤怠エラーの通知メール送信に特化したロボを1本作って、あとはExcelの書式を整えれば、同じ仕組みを横展開できる設計にしました。ファイル名を変えるだけで各勤怠システムの書式に対応できるので、1つ作ってしまえば、応用は非常に楽でした。
現在も複数ライセンスをうまく時間帯で割り振りながら、人事部とシステム企画部が活用しています。
週30時間削減、年間200万円相当の人件費効果——そして意外な副次効果も
導入後、具体的にどのような効果が出ていますか？
（若林様）
削減時間でいうと、週30時間分ほどは浮いたのではないかと感じています。年換算すると、時給×週30時間×52週で計算して、人件費単位で約200万円相当になります。ライセンス料と比較しても十分な投資対効果が出ていると思います。
もう1つ、業務時間という意味では小さいものの、私が価値を感じているロボがあります。毎日365日、朝に数分稼働するロボで、従業員が40歳を迎えたタイミングで自動的に介護保険の案内メールを送るものです。法改正への対応として必要な業務なのですが、「人がやると絶対に忘れる」という性質のものですよね。それをロボが漏れなくやってくれることで、コンプライアンス上の安心感が得られています。
単純作業に縛られていたスタッフも、より難易度の高い業務にシフトできるようになりました。単純作業だけに従事し続けるとモチベーション維持が難しくなりますし、本人たちの成長にもつながらない。ロボが引き受けてくれることで、人が人らしい仕事に向かえるようになったことは、時間削減以上に意義があると感じています。
導入を検討する企業へのメッセージ
ロボオペレータ導入を検討している企業に、一言アドバイスをいただけますか？
（藤田様）
まずは自分たちの業務の中で、時間がかかっている課題を洗い出してみることをお勧めします。そこから「これは自動化できるかもしれない」という候補を見つけて相談していただくのがよいと思います。使ってみると「このような機能もあるのか」という新しい発見が思いのほか多いので、まずは触ってみることが大切です。
（若林様）
どうしても費用対効果の説明が必要になると思うのですが、それは「削減時間×時給×年間稼働週数」で計算すると、意外と明確な数字が出ます。私の部署では年間約200万円という数字が出て、それが社内承認の根拠にもなりました。一度ロボを作ってしまえばその後がまったく変わりますし、必ず「やってよかった」という実感が得られると思います。
リーフラス株式会社の皆様、この度はインタビューにご対応頂き、誠にありがとうございました！