部署間の壁をRPAで乗り越え、全学的な業務改善へ。決め手は「IT経験者でなくても使える」直感的な操作性
まず、RPAを導入される以前は、どのような課題を抱えていらっしゃったのでしょうか？
（野口様）
本学では、各部署がそれぞれの業務に合わせてシステム導入を行った結果、隣の部署がどんなシステムを使っているのか十分に把握できていないという課題がありました。情報システム課としても、各部署が独自に導入しているシステムを完全には把握しきれておらず、連携が取れていない状況でした。
また、世の中でDX化が叫ばれる中、本学としても業務効率化や働き方改革は喫緊の課題でした。部署によっては残業が多いという実態もあり、RPAの導入によって業務プロセスそのものを見直すきっかけにしたいという思いがありました。
新しいシステム導入・開発ではなく、RPAを選ばれたのはなぜだったのでしょうか？
（野口様）
新しいシステムをゼロから導入・開発するとなると、莫大なコストと工数がかかります。既存の業務を行いながら開発のための要件定義・導入作業も進めるのは、職員にとって大きな負荷になります。その点、RPAはプログラミングが不要で、比較的容易に業務を自動化できるのではないかと考えました。
各部署でバラバラになっている既存のシステムを繋ぎ合わせる役割としても、RPAは非常に適していると感じました。
IT経験者が選んだ「ロボオペレータ」。決め手は、専門家でなくても使える「圧倒的な分かりやすさ」
最終的に「ロボオペレータ」が選ばれた決め手は何だったのでしょうか？
（野口様）
4社ほどの有名どころのRPAツールを比較しました。他のツールは、確かに機能が豊富なのだろうとは感じましたが、実際に操作してみると、IT経験のある私でさえ初期段階でつまずくことが多く、「これはその都度ベンダーに聞かないと完成までたどり着けないな」という印象でした。
その点、「ロボオペレータ」は圧倒的にインターフェースが分かりやすく、試行錯誤しながらでも直感的に操作を進めることができました。今後、情報システム課だけでなく、ITが専門ではない他部署の職員に使ってもらう「横展開」を考えたときに、「これなら自分でもできそう」と感じられる導入時のハードルの低さが、最大の決め手になりましたね。
加えて、導入後のサポート体制が手厚いことも大きなポイントです。不明点があれば担当の方に何度でも質問できますし、サポートサイトの情報も充実しています。安心して全学に展開できると感じました。
年末年始の出勤もゼロに。RPAがもたらした劇的な業務改善
導入後は、どのようにして学内での運用をスタートされたのでしょうか？
（野口様）
まず、私たち情報システム課が中心となってロボット化を進めました。同時に、職員向けに「ロボオペレータ」の説明会を開催し、「こんなことができますよ、皆さんの業務で自動化したいものがあれば申請してください」と呼びかけました。
実際にロボットが動く画面を見てもらったときの反応はすごかったですね。「こんなことが自動でできるのか！」と、かなり驚きの声が上がりました。現在は申請フォームを設けてニーズを集約しており、情報システム課の業務も含めると15件以上のロボットが稼働しています。
これまでに作成されたロボットの中で、特に大きな効果があった事例を教えていただけますか？
（野口様）
大きな効果が得られた事例としては、2つあります。
1つ目は経理課の業務で、毎日決まった時間に銀行システムへログインし、入出金履歴など複数のデータをダウンロードして印刷するという作業です。1回10分程度の作業ですが、毎日必ず行う必要がありました。
この業務の何より大変だった点が、データの保存期間が5営業日しかないことでした。そのため、長期休暇の際は、誰かが休日出勤をして対応していたのです。RPAで完全に自動化できたことで、その必要がなくなり、職員の心理的な負担を大きく軽減できたのは非常に大きな成果です。
もう1つは、図書館の業務です。図書館ホームページに掲載したお知らせを、学生向けのポータルサイトにも転記して通知するという作業がありました。これも1回あたり20～30分かかっていたのですが、ロボットがホームページを定期的に巡回し、更新があれば自動で転記・通知してくれるようになりました。日々の定型業務を確実になくしていけるのがRPAの強みですね。
「自分たちの業務も改善できるかも」意識の変化が、次のDXを生む
業務時間の削減といった直接的な効果以外に、組織として何か良い変化はありましたか？
（野口様）
はい、2つ大きな変化がありました。
1つは、職員の間に「業務改善」の意識が芽生えたことです。RPA化を検討する過程で、「そもそもこの業務は本当に必要なのか？」という根本的な見直しが行われるようになりました。これはまさに、導入の狙い通りでした。
もう1つは、業務の「見える化」が進んだことです。各部署にRPA化のヒアリングに伺うことで、これまで見えていなかった業務内容や使っているツールを情報システム課が把握できるようになりました。RPAを介して部署間のコミュニケーションが増え、連携のきっかけが生まれたことも大きな副産物だと感じています。
今後の目標についてお聞かせください。
（野口様）
今年度の目標は、「ロボットの作成者を増やす」ことです。これまでは私が中心となって開発してきましたが、実際に業務を担当している職員が自分でロボットを作れるようになるのが理想です。
先日、情報システム課の同僚2名にロボット作成を体験してもらったところ、「扱いやすい」「作って面白い」と非常に好評でした。
1つでも自動化が成功すると、「これもできるかも」「あれも改善したい」と、どんどん前向きな意識が生まれてきます。今後は他の部署の方々にもこの輪を広げていき、全学的に業務改善を加速させていきたいです。
導入を検討されている方へのメッセージ
最後に、これからRPAの導入を検討されている方々へメッセージをお願いします。
（野口様）
「ロボオペレータ」の最大の魅力は、やはり見た目の分かりやすさと操作性です。プログラミング経験がない方でも、最初の段階から抵抗なく触れるので、導入のハードルが非常に低いと思います。
そして、手厚いサポート体制も心強いです。分からないことがあっても、すぐに質問して解決できる環境が整っていることは、運用を継続していく上で非常に重要なポイントになります。
触れば触るほど、その優秀さや可能性を実感できるツールです。ぜひ「ロボオペレータ」で業務改善の第一歩を踏み出してほしいと思います。
この度はインタビューにご対応頂き、誠にありがとうございました！